Совместное мероприятие со СМИ имеет смысл, когда бизнес и медиа могут собрать нужных людей вокруг темы. Издание может участвовать в разработке программы, приглашении аудитории, модерации и освещении, а бренд предоставлять экспертизу, ресурсы и практический контекст.
Чтобы встреча работала на бизнес-задачу, ее стоит проектировать от полезного разговора и следующего шага участников. Мы в Conceptum Media собрали инструкцию из семи шагов для бизнеса как эффективно организовать мероприятие со СМИ.
Шаг №1
Определите задачу события
Выберите одну основную задачу: познакомиться с потенциальными партнерами, обсудить проблему клиентов, представить новый подход или развить профессиональное сообщество.
Фраза «повысить узнаваемость» требует уточнения. Среди кого, по какой теме и каким способом вы заметите изменение? Для первой встречи практичнее сформулировать желаемый результат. Параллельно определите, зачем человеку приходить. Возможность послушать презентацию организатора редко бывает достаточным ответом.
Шаг №2
Выберите формат под глубину общения
Размер события следует из формата. Если каждый должен разобрать собственную ситуацию, программе потребуется время на участие каждого. Если цель познакомить аудиторию с несколькими подходами, можно строить встречу вокруг коротких выступлений и вопросов.
Не увеличивайте число гостей только ради отчета, это может ухудшить именно тот контакт, ради которого затевался проект.
Шаг №3
Разделите ответственность
Назначьте ответственных за программу, спикеров, приглашения, регистрацию, площадку, технику, съемку и материалы после встречи. Для каждой задачи нужны исполнитель и срок.
Отдельно согласуйте участие медиа. Информационный партнер может ограничиваться анонсом, соорганизатор берет на себя более широкий объем. Эти роли не стоит считать взаимозаменяемыми.
В плане предусмотрите отмену спикера, перенос даты и недостаточное число регистраций. Решение о запасном сценарии легче принять заранее, чем в день события.
Шаг №4
Подготовьте приглашение
Приглашение должно объяснять, кому подходит встреча, какую проблему обсуждают и что участник унесет с собой. Укажите формат, продолжительность и условия участия.
Сравните два варианта: «Приглашаем на уникальное мероприятие лидеров рынка» и «Разберем, как распределить ответственность между маркетингом и продажами, если заявки теряются после передачи». Во втором случае человеку проще соотнести событие со своей работой.
В форме регистрации достаточно информации, которая действительно нужна для подготовки. Если запрашиваете вопрос участника заранее, используйте ответы при составлении программы.
Шаг №5
Спроектируйте содержательную часть
Для условного практикума на 90 минут можно заложить 10 минут на постановку проблемы, 20 минут на разбор ситуации, 35 минут на обсуждение в группе, 15 минут на общие выводы и 10 минут на дальнейшие шаги. Это пример программы, а не универсальный норматив.
Подготовьте модератора: ему нужны тема, границы обсуждения, вопросы участников и способ остановить затянувшуюся самопрезентацию. Бренд лучше проявляет себя через полезную работу эксперта, чем через постоянное повторение названия.
Если обещали практический результат, предусмотрите рабочий лист, схему или список решений, с которыми участники уйдут.
Шаг №6
Договоритесь о контенте и продолжении
До встречи определите, что будет опубликовано после: репортаж, запись, конспект, интервью или тематическая статья. Согласуйте использование фотографий, цитат и материалов с участниками и правообладателями в необходимом объеме.
Продолжение общения тоже нужно продумать. Участник может получить обещанный материал и выбрать, хочет ли он обсуждать свою задачу дальше. Посещение события само по себе не означает согласия на любые последующие рекламные сообщения.
Команде продаж передавайте контекст согласованного обращения: какую проблему человек обсуждал и какой следующий шаг выбрал.
Пример партнерского участия в CONCEPTUM Медиа
В CONCEPTUM Медиа пакет «Генеральный партнер» включает VIP-участие в одном ближайшем мероприятии журнала с логотипом в партнерском блоке и размещением печатных рекламных материалов на площадке. В «PR-поддержке расширенной» перечислены отдельная бренд-зона или стойка, раздаточные материалы и одна партнерская активация. В «PR-поддержке 360» добавлено упоминание партнера в программе.
Это иллюстрация разных уровней участия. Выступление со сцены, доступ к контактам гостей или статус соорганизатора нельзя предполагать автоматически: их необходимо обсуждать отдельно. Полезно предложить активацию, которая помогает участнику — например, короткий разбор его задачи вместо выдачи рекламного буклета без разговора.
Шаг №7
Оцените качество контакта
Смотрите на путь от регистрации до дальнейшего действия: кто зарегистрировался, кто пришел, насколько люди соответствовали аудитории, участвовали ли в обсуждении и какие продолжения согласовали.
Общее число гостей полезно для оценки организации, но не заменяет качество деловых разговоров. Дополнительно соберите обратную связь: что оказалось полезным, чего не хватило и какую тему участники готовы обсуждать дальше.
Статьи и видео после встречи оценивайте отдельно. Не складывайте просмотры записи и гостей в число уникальных людей без данных о пересечении.